【これで完璧】電話で使う英語表現【ビジネス・オフィス編】

電話を英語で受ける・かける時の頻出フレーズ【ビジネス】

就職先によっては英語での電話対応が必要な会社もあります。
TOEIC試験などでも頻出のフレーズばかりですのでぜひ覚えておきましょう。

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英語での電話の受け方(ビジネス)

英語で会社の電話に出る

職種によっていくつかバリエーションがあると思いますが、私がお客さんとして電話をかけた時によく使われていたフレーズは以下です。

Thank you for calling ABC Corporation, How may I help you?
(お電話ありがとうございます、ABC株式会社です。どのようなご用件でしょうか?)

名前も一緒に名乗る場合は、
ABC Corporation Mike Ross speaking, How may I help you?
(ABC株式会社のマイクロスです。どのようなご用件でしょうか?)

英語で名前を聞く

May I have your name, please?
Who am I speaking with?
(どちら様でしょうか?)

電話で名乗らない方はあまりいないと思いますが、一度聞いた時に忘れてしまうこともありますよね。そんな時は先ほどの表現の最後にagainをつけて聞き直すと良いと思います。

May I have your name again, please?

まぁ、聞き直さないに越したことはないので、電話に出る際は必ずメモに名前を書き取る習慣をつけましょう。

英語での綴りを聞く

How do you spell your name, please?
どのように綴りますか?

例えばカルメンさんの場合は綴りが2パターン考えられます。
KarmenなのかCarmenなのか。

このような場合はStart with Kと言われればKarmenさん。
Start with CならCarmenさんです。

英語で「少々お待ちください」と取次先を確認する

  • Could you wait for a moment please?
    (少々お待ちください)
  • Let me check if he is available.
    (電話に出られる状態かどうか確認させていただきます。)

お待たせいたしました、お繋ぎします

しばらくお待たせした後には
Thank you for holding.
(お待たせいたしました。)

I’ll put you through now.
(お繋ぎいたします。)

担当者不在で折り返しの場合に必要な事

担当者が不在だったり電話に出られない時もよくあります。
そんな時は

  • 誰からの電話なのか
  • 要件の概要は
  • 担当者はどうすれば良いか

この3点を確認しましょう。

担当者不在の旨を伝える表現

I’m afraid he isn’t available. Can I take a message?
(申し訳ありませんが、ただ今電話に出ることはできません。
伝言を承りましょうか?)

He is out of office now. I will tell him that you called.
(外出をしております。戻りましたらお電話があったことをお伝えいたします。)

英語の電話を切るときのフレーズ(ビジネス)

Thank you for calling Mr.Tanaka. Have a great day.
(田中さんお電話ありがとうございました。良い一日をお過ごしください)

自分にかかってきた電話を切る時にはこんな表現も。
Well Mr. Tanaka, It was nice talking with you.
(田中さん、お話しできて光栄でした。)

 

このように英語でビジネス電話を受け取る時にはある程度テンプレートがあります。
一度覚えてしまえばイレギュラーな場合以外はこれで上手くいくはず。
あまり怖がらずに自信を持って応対しましょう。

英語を使った電話のかけ方(ビジネス)

ビジネス 仕事

自己紹介・挨拶をして名乗る

Good afternoon, this is 名前 from 会社名 corporation.
(こんにちは どこどこ会社の誰誰と申します。)

日本のようにお世話になっておりますではなくGood afternoonと時間の挨拶をするのが普通です。

  • good morning
  • good afternoon
  • good evening

など時間に合わせて使います。

名前を名乗るときはThis isやMy name isを使います。
会社名はfromを使って簡潔に表現します。

担当者を呼んでもらう

May I speak to Mr.Specter, please?
(スペクターさんをお願いいたします。)

ビジネスシーンでは基本的にMay I speak to~を使います。

担当者が不在の場合

Can I leave a message, please?
(伝言をお願いできますか?)

メッセージを残さずにかけ直してもらいたい場合。
Could you let him know that Tanaka called?
(田中から電話があったことをお伝え願いますか?)

聞き取りにくい場合の英語表現(ビジネス)

I’m sorry I didn’t catch that. Could you repeat that again, please?
(すみません聞き取れませんでした、もう一度言っていただけますか?)

I’m afraid I can’t hear you very well.
(申し訳ありません、よく聞こえません。)

すみませんが、という時はI’m sorryyやI’m afraidを使うと良いです。

1冊本を持っておくとなにかと便利。

 

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いかがでしたでしょうか。
本日は電話を受ける時、かける時に使う英語表現をビジネスシーンに特化してご紹介しました。普段の電話の取り次ぎとは全く違う表現を使うのでぜひ覚えてみてください。